Proje sonlandırma süreci aşağıdaki şekilde ilerler:
1) Hîbe Sözleşmesi'nde belirlenen proje bitiş tarihi geldiğinde Avrupa Komisyonu'nun talebiyle proje koordinatörü tarafından tüm paydaşlara;
- bu zamana kadar proje koordinatörü tarafından proje ortaklarına gönderilen tutarları (ilk ödeme ve ara ödemeler),
- bu zamana kadar tüm paydaşlar tarafından resmî rapor dönemlerinde (proje süresince her 3 veya 6 ayda bir proje koordinatörü tarafından istenen ara raporlar değil) Fonlama ve İhale Portalı üzerinden sunulan mâlî raporlarda beyân edilen tutarlar ve bu tutarların Avrupa Komisyonu'nca ne ölçüde kabul edildiğine ilişkin bilgileri
içeren bir belge gönderilir ve bu belgedeki rakamların teyîdi proje ortaklarından istenir.
2) Proje paydaşlarının rakamları teyîd etmesi sonucu onay verdikleri durumda son ödeme sürecinde hangi paydaşın borçlu (gönderilen tutarların mali raporlarda onaylanan harcama toplamını aştığı durum) hangi paydaşın alacaklı (gönderilen tutarların mali raporlarda onaylanan harcama toplamının altında olduğu durum) olduğu belirlenir.
3) Bu belirleme sonucunda borçluların farkı göndermesi için proje koordinatörü banka hesabı paylaşılır, alacaklıların paylarını alabilmeleri için de projenin başında proje koordinatörüne gönderilen banka hesap bigilerinin teyîdi istenir.
4) Alacaklıların hak ettikleri son ödeme ve borçluların elinde bulunan fazla ödenek proje koordinatörü proje hesabında toplandıktan sonra Avrupa Komisyonu da projenin toplam bütçesi ve toplam masraf beyanları üzerinden kendi mâlî sorumluluğunun gereğini yerine getirir.
5) Proje son teknik raporu ve gerekli diğer tüm teknik belgeler Fonlama ve İhale Portalı'na yüklendikten ve Avrupa Komisyonu onayını aldıktan sonra proje hukukî, mâlî ve teknik açıdan tamamlanmış olur.