ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT (AGA) 3 TEMMUZ 2018 GÜNCELLEMESİ BİLGİ NOTU

Avrupa Komisyonu tarafından Ufuk2020 Programı’nın (U2020) yasal ve finansal tüm kural ve süreçleri hakkında detaylı bilgi içeren ve bu kural ile süreçlerin hukuki altyapısı durumundaki Annotated Model Grant Agreement (AGA) belgesi 03 Temmuz 2018 tarihinde versiyon 5.0 olarak güncellenmiştir.

İlgili güncelleme ve değişiklikler özetle aşağıdaki gibidir:

1.Anlaşmanın proje katılımcılarının rollerine ilişkin bölümünde, yeni versiyon ile konsorsiyumun Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement) kapsamındaki rollere uygun oluşturulması gerektiği ifade edilmektedir. Kişilerin proje kapsamındaki rollerinin projeye ‘gerçek’ katkıları kapsamında olması, diğer tüm rollerin (üçüncü kişilerce gerçekleştirilen) ikincil önemdeki görevleri gerçekleştirmesi   gerekliliği   belirtilmektedir.   Anlaşmanın   önceki   şeklinde   (versiyon  4.1) “sadece  bağlı  üçüncü  tarafların  (linked  third  parties)  ilişkili  oldukları  proje  paydaşlarıyla benzer şekilde projeye tümüyle katılımlarının söz konusu olduğu” hükmüne ilave olarak paydaşlar ya da bağlı üçüncü tarafların aralarında alt sözleşme yapamayacakları, temel koordinatör görevlerinin başka bir paydaş ya da bağlı üçüncü tarafa alt sözleşme veya başka bir şekilde delege edilemeyeceği ya da paydaş/bağlı üçüncü taraflardan birinin başka bir paydaş/bağlı   üçüncü   tarafa   katkı   sağlaması   durumunda   katkı   yapan   tarafın   maliyet bildiriminde bulunacağı yönündeki belirlemeler anlaşmaya eklenmiştir.

2.Madde   5.3   “Final   Grant   Amount”   ve   Madde   5.4   “Revised   Final   Grant   Amount”ın hesaplanışına ilişkin detaylar ilgili maddelerden çıkarılarak Madde 21 kapsamına dahil edilmiştir.

3.Madde 6.A.1’de AB projelerinde görevli bir kişi için bir yılda beyan edilen toplam çalışılan saatin, saatlik ücretin hesabında kullanılan yıllık üretken saat toplamından fazla olamayacağı belirtilmektedir. Versiyon 5.0’da konu detaylandırılmış ve bir örnekle açıklanmıştır. Bir kişinin U2020 ve başka bir AB projesi için harcadığı zamanın ayrı ayrı 900 saat olması ve kişinin yıllık üretken saat olarak 1720 saati esas alması durumunda 1720 saatten fazlasının dikkate alınamayacağı, kişi her ne kadar U2020 projesi için yıl içinde fiilen 900 saat çalışmış olsa da projeye beyan edilmesi gereken saat olarak 820 saatin (1720-900 (diğer AB projesi)) dikkate alınması gerektiği bir örnekle açıklanmıştır.

4.Madde  6.A.1’de  AB  hibelerinde  bir  kişi  için  bir  yılda  beyan  edilen  personel  maliyetleri toplamının proje paydaşının hesaplarında kayıtlı toplam personel maliyetlerinden yüksek olmaması gerekmektedir. Versiyon 5.0’da konuya ilişkin örnek bir hesaplama paylaşılarak konu netleştirilmeye çalışılmaktadır. Buna göre; 2017 yılında X bir personel için toplam personel maliyetlerini kayıtlarında  18.000 EUR (9.000 EUR farklı bir AB hibesi için beyan edilmiş) olarak gösteren bir proje paydaşı, saat ücreti 11 EUR olan ve 2017’de H2020 projesi kapsamında 900 saat çalışan personeli için geçerli personel maliyetini 11 EUR/saat x 900 saat=9. 900 EUR olarak hesaplamıştır. Ancak proje paydaşının diğer AB projesi için 9.000 EUR çoktan beyan etmiş olması nedeniyle H2020 faaliyeti için beyan edebileceği maksimum tutar 9.000  EUR  olmaktadır.  Bu  nedenle  personel  maliyetleri  9.900  EUR  olarak  hesaplansa  da paydaş yalnızca 9.000 EUR beyan edebilecektir.

5.Madde 6.2.A.1’de saat ücretine ilişkin düzeltmelerin (adjustment) yalnızca hata yapılması durumunda (yanlış muhasebe bilgisi, hesaplama hatası) ve raporlama dönemi sonunda kullanılması gereken saat ücreti üzerinden olması gerekmektedir. Versiyon 5.0’da buna ilişkin örnek paylaşılmıştır. Verilen örnekle 1 Ocak 2016-30 Haziran 2017 tarihleri arasındaki bir raporlama döneminde proje paydaşı, tüm raporlama dönemi için 2016 yılının saatlik ücretini kullanmıştır. 2018 yılında paydaş 2016 yılı saatlik ücretini yanlış hesapladığını fark ederek ilgili raporlama dönemi için düzeltme bildirir. İlgili düzeltmenin hesabı için paydaşın Ocak-Haziran 2017  de  dahil  olmak  üzere  tüm  raporlama  dönemi  için  doğru  saat  ücretini  kullanması gerekmektedir.

6.Madde 6.2.A.1’de devam eden finansal yıl içinde işe alınan çalışanlar için yapılan hesaplama yeni versiyonda genişletilmiştir. 1 Ekim 2014-31 Mart 2016 tarihleri arasındaki bir raporlama döneminde işe alınan çalışan Şubat 2016 başında çalışmaya başlıyorsa ilgili kişinin saat ücreti Şubat 2016 & Mart 2016’daki personel maliyetleri dikkate alınarak hesaplanır. 1720 sabit yıllık  üretken  saat  üzerinden  verilen  örnek  genişletilerek,  bireysel  yıllık  üretken  saat  ve standart yıllık üretken saati de içerek şekilde ekleme yapılmıştır.

7.Madde 6.2.A.1’de yer alan yıllık üretken saatler için üç farklı opsiyonu özetleyen tabloya; standart yıllık üretken saatlerin standart yıllık çalışılabilir saatlerin %90’ı olması durumunda, tutarın ilgili paydaşın rutin muhasebe uygulamaları (usual accounting practices) ile uyumlu olması ve hesaplama yönteminin süreklilik arz etmesi durumunda denetçi tarafında eleştiri konusu yapılamayacağı yönünde hüküm eklenmiştir.

8.Madde  6.2.A.2’de  iş  sözleşmesi  dışında  bir  sözleşmeyle  çalışan  gerçek  kişilere  (costs  for natural persons under a direct contract) ilişkin maliyetlerin hesabında ulusal mevzuat kapsamında zorunlu olan SGK primlerinin saatlik ücretin hesabına dahil edilebileceği belirtilmiştir.

9.Madde  6.2.D.1’de  yer  aldığı  üzere,  seyahat  masrafları  ve  diğer  harcamaların  (gündelik, şehiriçi ulaşım, vb.) geçerli maliyet olarak kabul edilmesi için proje paydaşının projede görev alan personeline ait olması gerekmektedir. Faaliyete geçici olarak katılan uzmanlara (experts) ilişkin  maliyetler  de  eğer  katılım  Annex  1’de  öngörülüyorsa  kabul  görmektedir.  Yeni versiyonda  uzmanların  katılımının  dönemsel  teknik  raporda  özellikle  gerekçelendirilmiş olması gerektiği ve Hibe Sözleşmesine resmi olarak ek bir düzenleme (amendment) yapılmaksızın Komisyon tarafından kabul edilmesi gerektiği ifade edilmektedir.

10.Madde 6.2.D.5’te yer alan kurum içi faturalandırılan hizmetlere ilişkin maliyetler (costs of internally invoiced goods and services) konusuna bir istisna getirilerek, birim maliyete konu unsura,  proje  paydaşı  ve  üçüncü  tarafın  ortaklaşa  sahip  olması  durumunda,  söz  konusu unsura ilişkin üçüncü tarafın hesaplarına kaydedilen masrafların; üçüncü tarafın sözleşmede yer alması ve birim maliyet hesabına konu masrafların söz konusu madde kapsamında diğer geçerlilik   koşullarını   sağlaması   (unsurla   doğrudan   bağlantılı   olması,   uygun   olmayan maliyetlerin kapsam dışı bırakılması) durumunda birim maliyet hesabına eklenebileceği yönünde hüküm eklenmiştir.

11.Madde 11’de yer alan bedel karşılığı üçüncü taraf aynî katkısına (use of in-kind contribution provided by third parties against payment) özel bir durum eklenmiştir. Buna göre; paydaş tarafından paydaşın araştırma projelerine katılımının finansal ve idari yönü ile ilgilenmesi için kurulan ya da kontrol edilen tüzel kişilikler; paydaş adına personel istihdamı, ekipman veya diğer malzeme alımı ve gelen hibenin idaresi görevlerini yerine getirebilmektedir. Bedel karşılığı üçüncü taraf aynî katkısı olarak kabul edilen bu katkıların, hizmetlere ilişkin maliyetlerin proje paydaşının hesaplarında kayıt altına alınmadığı durumda (kurumdan fatura alınmazsa); bu uygulamanın ulusal kanun ve geçerli muhasebe standartları ile uyumlu olduğunu  kanıtlaması  ve  maliyetlerin üçüncü  tarafların  hesaplarında  kayıt  altına  alınması gerekmektedir.

12.Madde 14a –uluslararası ortaklara ilişkin bu ortakların fonlamaya uygun olmamaları-U2020 Annex A’de yer almayan üçüncü bir ülkede konumlanmış bir tüzel kişilik olmasına ilave olarak versiyon 5.0’da uluslararası örgütler de (“international European interest organization” hariç) bu kapsam içinde sayılmıştır.

13.Madde  29’da  Sağlık  Alanı’na  yönelik  Hibe  Sözleşmelerine  araştırma  verisinin paylaşımına yönelik özel sözleşme hükümlerinin eklenmesi yönünde açıklamaların yer aldığı ‘data sharing for public health emergencies’ başlıklı bir bölüm eklenmiştir. Daha detaylı açıklamalar için lütfen kılavuzun ilgili bölümünü detaylıca inceleyiniz.

14.Madde 34-Etik ve araştırma bütünlüğüne ilişkin temel prensiplerin çerçevesi, versiyon 5.0’da dört temel özellik etrafında belirlenmiştir: Güvenilirlik, dürüstlük, saygı ve hesap verme sorumluluğu.   Bu   versiyona,   Araştırma   Bütünlüğüne   Yönelik   Avrupa   Meslek   Ahlakı Kuralları’nın   (European   Code   of   Conduct   for   Research   Integrity)   genel   bir   çerçeve oluşturduğu ve tüm paydaşların yasal haklarını göz önünde bulunduran bir doküman olduğu eklemesi yapılmıştır.

15.Madde 42’de yer alan geçersiz masrafların reddi (rejection of ineligible cost) başlığı altında yer alan paydaşlığın sona ermesi, ara dönem (interim payment), son ödeme (payment of the balance) ve son ödemeyi müteakip Avrupa Komisyonu tarafından masraf beyanının reddi durumlarına ilişkin detaylı hesaplamalar ilgili maddeden çıkarılarak Madde 21’ derç edilmiştir.

16.Madde 43’te yer alan hibe azaltımı (reduction of the grant) başlığı altında bu duruma ilişkin nedenler; önemli hatalar, usulsüzlükler, hile veya ciddi yükümlülük ihlali olarak belirtilmektedir. Versiyon 5.0’da yükümlülüklerin ciddi ihlali olarak, anlaşma hükümleri ile ilgili her türlü uyumsuzluk sayılmıştır. Ancak en sık yapılan ihlal, faaliyetin Annex 1’deki çerçeveye uygun şekilde icra edilmemesi olarak belirtilmektedir. Söz konusu uygunluk, dönemsel ve nihai teknik raporlar bazında ve gerekli olması durumunda projenin gözden geçirilmesi  (review)  yoluyla  incelenir.  Daha  önce  ilgili  madde  kapsamında  yer alan  proje paydaşlığının feshi, son ödeme (payment of the balance) vb. durumlarda hibe azaltımına ilişkin detaylı hesaplamalar versiyon 5.0’da Madde 21’de yer almaktadır.

17.Madde 48, 49, 50.3 altında yer alan ‘Procedure’ kısmında Madde 42’ye atıf yapılan ‘basic contradictory procedure’ başlığı altındaki açıklamalar, versiyon 5.0’da ilgili maddelerin altında konumlanmıştır.

18.Madde  50.2-Beneficiary  Termination  başlığı  altında  konsorsiyumun,  paydaşın  katılımını sonlandırmak istediğinde, paydaşı bilgilendirmesi ve paydaşın görüşünü istemesi gerektiği ifade edilmektedir. Versiyon 5.0’da, görüşün yazılı olarak istenmesi gerekliliği ve paydaşın geri dönüş yapmaması durumunda konsorsiyumun, Komisyona, paydaşın görüşünün yazılı olarak istendiğine dair gerekli kanıtları sunmakla yükümlü olduğu ibaresi eklenmiştir.

19.Madde 50.3 ‘Grounds for Termination’ başlığı altında yer alan ve fesih sebeplerinden biri olarak belirtilen ‘Faaliyetin Artık Uygulanamaz Olması’ başlığı altında mücbir sebep örneğine ek  olarak  işin  çoğunun  yapılması  konusunda  gerekli  bilgi  ve  donanıma  sahip  paydaşın projeden ayrılması da fesih sebepleri arasına dahil edilmiştir. Söz konusu durumda Komisyon Hibe Sözleşmesini sonlandırma kararı alabilir zira bu durum hibe kararının geçerliliğinin sorgulanmasına neden teşkil eder.

20.Madde 50.3’e yeni versiyon ile özel bir durum eklenmiştir-proje koordinatörünün feshi. Bu durumda sözleşmenin düzeltilmesi talebinin diğer paydaşlar adına hareket eden proje paydaşlarından biri tarafından yapılması ve raporların yeni koordinatör tarafından ibraz edilmesi  gerekmektedir.  Gerekli olması  durumunda,  raporların ibrazı  için 60  günlük  süre uzatılabilir.

21.Madde 51-Mücbir Sebep başlığı altında mücbir sebep olarak kabul edilmeyecek durumlara ‘kişisel sebepler (hastalık) ve kurum-içi talimatlar’ ibaresi eklenmiştir.

22.Madde 55’te yer alan Sözleşmenin tadili (amendments to the Agreement) başlığı altında kısmi devir olması durumunda, anlaşmada değişiklik talebinin mevcut yasal durumu ve anlaşma için olası sonuçları (Komisyon ve diğer paydaşlar açısından) içermesi gerektiği belirtilmektedir. Bu kapsamda özelikle devir sözleşmesinin bir kopyasının iletilmesi gerekmektedir. Anlaşmanın yeni halinde ilgili dokümanların mükerrer ibrazını önlemek adına en iyi yöntem olarak devir sözleşmesinin paydaşlar tarafından Katılımcı Portalı “My Organizations” sayfasına yüklenmesi ve tüm yasal dokümanların portalda olduğunun tadilname (amendment) talebi içinde paydaşlar tarafından belirtilmesi önerilmektedir. Bu durumun özellikle birçok AB hibe anlaşmasının kısmi devirden etkilenmesi durumunda faydalı olacağı belirtilmektedir.

23.Madde 55’de sözleşmede tadilname yapılmasını gerektiren durumlar belirtilmektedir. Proje faaliyetinin tanımlandığı Annex 1’de yer alan ve sözleşmede değişiklik yapılmasını gerektiren koşullar içine ‘proje çıktılarına ilişkin önemli değişiklikler’ ibaresi eklenmiştir.

24.MSCA-ITN Madde 6.2.A’da araştırmacılar için aylık 3.110 EUR olan yaşam giderleri, versiyon 5.0’da araştırmacı başına aylık 3.270 EUR olarak güncellenmiştir.

25.Madde  6.2.A’da  maliyetlerin  geçerlilik  (eligibility)  koşulları  arasında  araştırmacıların  tam zamanlı olarak görevlendirilmelerine ilişkin madde yer almaktadır. Maddede yarı zamanlı istihdamın, Komisyonun önceden onayı ve sadece kişisel ve ailevi sebepler (profesyonel sebepler içermemesi)  ile mümkün olabileceği belirtilmekte idi. Versiyon 5.0’da yarı zamanlı istihdamın kabul koşulları içine, faaliyet kapsamında harcanan zamanın maksimum %50 ile sınırlı olma koşulu eklenmiştir.

26.MSCA-ITN  Madde  6.2.A’da  araştırmacının  olmadığı  zamanların  30  günden  fazla  olması durumunda (normal yıllık izin dışındaki sebepler) söz konusu sürelerin faaliyete charge edilemeyeceği yer almaktadır. Versiyon 5.0’da araştırmacının takip eden 30 gün ya da daha az   süre   ile   bulunmaması   durumunda   bu   süre   içindeki   maliyetlerin   faaliyete   charge edilebileceği ancak araştırmacının 31 gün ve daha fazla faaliyette yer almaması durumunda, bu süreye tekabül eden hiçbir maliyetin charge edilemeyeceği yönünde verilen örnekler ile konu netleştirilmeye çalışılmıştır.

27.Yeni bir Lump Sum (Götürü) Model Hibe Sözleşmesi ile yeni MSCA Special Needs Model Hibe Sözleşmesine (MSCA SLNS) ilişkin açıklamalar eklenmiştir. MSCA SLNS hibeleri, başka MSCA hibelerine (IF, ITN, RISE, Cofund) ve ana hibeye bağlıdır. Ana hibenin askıya alınması ya da feshedilmesi durumunda MSCA-SLNS hibeleri de askıya alınabilir ya da feshedilebilir.

Gürsel Fırat GEDİKLİ                         Muaz Mücahit YILDIRIM                      Zeynep Ceren NURATA