Tüzel kişilikler programa farklı rol ve kapsamda katılım sağlayabilirler: Koordinatör, ortak, bağlı kuruluş, asosiye ortak, ayni katkı sunan üçüncü taraf, altyüklenici, üçüncü taraflara verilen mali destek hak edeni.

Bu rollerden koordinatör veya ortak olarak proje başvuru aşamasına gelen tüm paydaşlar, Avrupa Komisyonu’na sunulmak üzere hazırlanması gereken proje önerisi dokümanının (şablonlar için linkteki “Templates&forms>Application forms” kısmı incelenebilir.) doldurulması sürecinde projede kendi sorumluluklarında olacak işlerin maliyetini gösterecek bir bütçe hazırlamak zorundadır.

Taslak proje teklifi belgesinde de görüldüğü gibi, hazırlanacak bütçeye ilişkin veriler, idari formlardaki 3.bölümde yer alan bütçe tablosuna ve B bölümündeki 3.1f sonrasındaki  ilgili tablolara eklenmelidir.

MSCA eylemleri, ERC PoC projeleri ve diğer istisnai alt programlar dışında projelerin büyük çoğunluğu, “gerçek masrafların geri ödenmesi (actual cost reimbursement)” fonlama modeli kapsamında desteklenmektedir. Dolayısıyla bu destek mekanizmasına uygun masraf öngörüsü proje hazırlık aşamasında dikkatlice yapılmalıdır.

Proje hazırlık ve portal üzerinden Avrupa Komisyonuna sunulma sürecinin koordinasyonunu sağlayan proje koordinatörü olarak değil de proje ortağı rolüyle projede yer alan paydaşlardan genellikle aşağıdaki hesaplamaları yapmaları ve koordinatör kuruluşa iletmeleri beklenecektir:

PERSONEL BÜTÇESİ

  • Kuruluşların aylık ortalama kişi-ay maliyetini (Avro olarak) hesaplamaları

Bu hesap için sırasıyla aşağıdaki adımlar izlenir:

  1. Projede görev alacak personeller belirlenir.

  2. Bu personellerin esas kadro/sözleşmelerinin bulunduğu kuruluşa göre linkteki belgenin Madde 6.2.A'sında tanımlı alternatiflerden hangisine uygun olduğu tespit edilir.

  3. Bu personellerin halihazırda kuruluşta sözleşmeli/kadrolu çalışanları için mevcut maaş bordrolarındaki işveren maliyeti/gelirler toplamı (bordroda hangisi varsa o dikkate alınır) aylık TL tutarı tespit edilir. 

  4. Başka bir kuruluşta sözleşmeli/kadrolu olarak çalışan fakat bu projeye başvuru yapan kuruluş altında bu projede yer alması planlanan kişiler için;

    1. kişinin sözleşmesi müsaade ediyorsa ek bir kısmi zamanlı iş sözleşmesi ve sözleşmede belirlenen brüt/net maaş üzerinden öngörülecek işveren TL maliyeti üzerinden,

    2. görevlendirme çıkarılması söz konusu olan durumda ise, asıl sözleşmesi/kadrosu bulunduğu kendi kurumundaki maaş bordrosunda belirtilen işveren maliyeti/gelirler toplamı TL tutarı üzerinden, hesaplama yapılır. 

  5. Proje başladığında istihdam edilmesi öngörülen, şu anda proje başvurusu yapan kuruluşta çalışmayan öğrenci, vb. kişiler için,

    1. 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında istihdam edilmesi planlananlara kurum içi ve piyasa rayici ücret üzerinden aylık TL brüt/net maaş öngörülür, bu öngörülen tutarın işveren maliyeti tespit edilir

    2. YÖK'ün Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Usul ve Esaslarına uygun çalıştırılacak kişilere, mevzuatta tanımlı limitler dahilinde ücret belirlenir, bu ücret üzerinden ortaya çıkacak işveren maliyeti tespit edilir.

  6. Bu tespit edilen gelirler toplamı/işveren maliyeti aylık ortalama TL tutarları, bütçe hazırlığının yapıldığı anki EUR/TL kuru kullanılarak EUR'ya çevrilir ve sonraki yıllardaki terfi, görevde yükselme, maaş zammı gibi etkenleri karşılayacak şekilde bir marj yaratmak için %10 yukarı yuvarlanır. 

  7. Böylece bahse konu personel için aylık Avro kişi-ay maliyeti (average EUR PM rate) hesaplanır.

Kişi başı veya her bir personel grubu için yapılan bu hesap sonrası çıkan ortalama EUR kişi-ay maliyetinin tüm personelleri kapsayan ortalaması ise (herkesin projeye katkısı biliniyorsa ve farklıysa ağırlıklı ortalama, herkesin katkısı eşit kabul edilirse aritmetik ortalama) hesaplanır ve başvuru yapan Kuruluş için Ortalama Kişi-Ay Maliyeti belirlenmiş olur. 

  • Kuruluşlarının projede kendileri sorumluluğundaki tüm işler için harcayacakları zaman üzerinden toplam kişi-ay toplamı

Bu hesap için kuruluşun projede görev alacak her bir personelin,

a) projenin tümünün süreceği takvim ayı süresi (örneğin 36 ay) ve projeye ayıracakları ortalama % zamanları (örneğin %50), veya

b) projede görev alınacak her iş paketinin süreceği takvim ayı süresi (örneğin 36 ay) ve o iş paketine ayıracakları ortalama % zamanları (örneğin %50) 

dikkate alınır ve bu ikisinin çarpımı sonucu (36 ay x %50 zaman = 18 kişi-ay (PM)) bahsekonu personelin projede yapacağı işler için harcaması beklenen kişi-ay değeri (PM) bulunur. 

Tüm personeller ve iş paketleri için belirlenecek toplam kişi-ay sayısı (Total PM effort) hesaplanır.

Bu sayıyla bir önceki adımda hesaplanan ortalama kişi-ay maliyeti çarpıldığında Kuruluşun personel bütçe öngörüsü belirlenmiş olur.  

SATIN ALIM (PURCHASE) BÜTÇESİ

  • Proje süresince ihtiyaç duyulacak tüm satın alma maliyeti öngörüleri (seyahat, makine/teçhizat, diğer hizmet alımları, vb.)

Seyahat masrafları için kuruluşun kendi seyahat mevzuat, usul ve limitleri geçerli olup bu doğrultuda bir bütçe öngörüsü yapılması beklenmektedir. Örneğin kamu personeli 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümleri ve limitleri uyarınca bu projenin toplantılarına katılıp masraf beyan edebileceğinden, bütçe öngörüsünün de bu unsur dikkate alınarak yapılması gerekmektedir.

Makine/teçhizat masraflarının öngörüsü için en temel nokta programın standart kuralının satın alınacak makine/teçhizatın projede kullanıldığı süreye denk gelen amortisman masrafı kadarlık kısmının projenin geçerli bir masrafı olarak değer göreceğini bilmek ve tüm öngörü ile hesaplamaları bu doğrultuda yapmaktır. Makine/teçhizatı satın almak yerine kiralamak, bünyesinde bulunduran bir kuruluştan yararlanılan süre doğrultusunda hizmet almak, vb. alternatif usuller geçerli olabilmekle beraber, bu tercih geçerli maksimum masraf tutarını artırmamaktadır. Bu tercihler, makine/teçhizatın satın alım maliyetiyle proje kapsamında en fazla desteklenebilir maliyeti arasında kalan kısmı azaltmaya yönelik alternatiflerdir.

Bu iki kategori dışında kalan, projedeki ihtiyaç doğrultusunda satın alınan tüm hizmetlerin aşağıdaki alternatiflerden hangisine uygun şekilde bütçeleneceğinin belirlenmesi gerekir:

  • Doğrudan satın alım ("other goods, works and services") - Madde 6.2.C.3
  • İlişkili taraflar ("affiliated entities") - Madde 8
  • Asosiye ortaklar ("associated partners") - Madde 9.1
  • Ücretsiz ayni katkı sunan üçüncü taraflar ("third parties giving in-kind contributions") - Madde 9.2
  • Taşeronlar ("subcontractors") - Madde 9.3

Bu belirleme sonrası AGA'nın ilgili maddesinde tanımlı kurallara uygun bir bütçe öngörüsü yapılıp bütçe tablosunun uygun kısmına eklenebilir.

Herhangi bir mal ve hizmet alım için bütçe öngörürken "proforma fatura" gerekliliği yoktur.

Satın alınacak makine/teçhizatlarda menşei kısıtlaması yoktur.

Detay bilgi için linkteki belgenin Article 6.2'si incelenebilir, detay sorularınız için Yasal ve Finansal Konular Ulusal İrtibat Noktalarıyla ncpfinance@tubitak.gov.tr adresine e-posta göndererek irtibat kurabilirsiniz.