Ufuk Avrupa projelerinde proje yürütme sürecinin mali tarafında tüm paydaşların aşağıdaki genel kurallara dikkat etmesi gerekmektedir:

GENEL

  1. Projeye ilişkin tüm harcamaları, henüz harcamayı yapmadan proje hibe sözleşmesinden (grant agreement) bu harcamanın geçerli bir bütçe altında yapılabilirliğini kontrol ettikten sonra gerçekleştirmek,
  2. Projelere ilişkin tüm harcamaları ulusal mevzuat hükümlerine, kurumiçi standart uygulama pratiklerine ve bazı durumlarda Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına (UFRS) uygun şekilde gerçekleştirmek ve muhasebe hesaplarına kaydetmek, 
  3. Muhasebe hesaplarındaki kayıtları esas alarak ve Ufuk Avrupa Programı Açıklamalı Model Hibe Sözleşmesinde (AGA) tanımlı kural, limit ve hesaplamalarla Avrupa Komisyonu'na dönemsel en doğru finansal raporları hazırlamak,
  4. Avro para biriminde açılacak proje banka hesabından yapılan harcamaları tâbi olunan ulusal mevzuatta tanımlı kurla TL’ye çevirerek muhasebeye kaydetmek; bu harcamaları Avrupa Komisyonuna, muhasebeye kayıtlı TL tutarları raporlama takvim dönemi ortalama Avrupa Merkez Bankası EUR/TL kurundan EUR’ya çevirerek raporlamak,

PERSONEL BÜTÇESİ

  1. Personel masraf beyanı yapılırken sadece kurumla sözleşmeli/kadrolu veya görevlendirme bağı kurulmuş kişiler için beyanda bulunulmak,
  2. Dönemsel finansal raporda personel masrafı hesabı yaparken mutlaka her bir personel için raporlama takvim dönemi içindeki her bir yıl için,

- yılın günlük Avro maliyeti ve

- yıl projeye çalışılan günü dikkate alınarak (çarpılarak) işlem yapmak,

  1. Her bir personelin projeye çalıştığı sürelerin zaman çizelgesi veya onaylı beyan belgesi ile kayıt altına almak,

SATIN ALIM BÜTÇESİ

  1. Seyahat Bütçesi,

Kurumun ulusal mevzuat kapsamında tâbi olduğu kural ve limitlere uygun şekilde harcama yapmak (Ufuk Avrupa’da proje paydaşları AB tarafından diğer hibe programları için yayımlanmış gündelik tablolarını kullanarak harcama yapamaz!)

Yapılacak seyahatin projede tanımlı seyahatler biri olmasına dikkat etmek, projede tanımlı olmayan bir seyahatin uygunluğuna dair proje koordinatörü veya AB tarafındaki proje sorumlusundan seyahat gerçekleşmedenuygunluk almak,

Proje kapsamındaki bir seyahatin önüne arkasına eklenecek kişisel sürelerin masrafını projeye beyan etmemek,

  1. Makine/teçhizat Bütçesi,

Proje kapsamında satın alınacak bir makine/teçhizatın tâbi olunan ulusal mevzuat gereği amortismana tâbi bir kıymet mi yoksa bir sarf malzeme mi olduğunu satın alım öncesi kontrol etmek,

Amortismana tâbi bir kıymet hükmündeki bir makine/teçhizatın istisna projeler haricinde sadece projede kullanılacağı süreye karşılık gelen amortisman bedelinin geçerli masraf olduğunu bilerek mali raporlama yapmak,

Proje bütçesinden sadece projede kullanılmak üzere satın alınmayan, başka işlerde de kullanılan tüm makine/teçhizatlar için kullanım sürelerini gösterir bir kayıt tutmak,

DOLAYLI MASRAF BÜTÇESİ

  1. Bu bütçenin paydaşın projedeki geçerli doğrudan masrafları üzerinden %25 sabit oranlı hesaplandığını, dolayısıyla proje başında belirlenen bütçeyle proje sonundaki onaylı harcama gerçekleşmesi arasındaki farktan kaynaklı bir azalmanın bu bütçenin hacmini de etkileyeceğini dikkate alarak harcama planlaması yapmak,
  2. Bu bütçenin Avrupa Komisyonu mali denetimine tâbi bir bütçe kalemi olmamasına rağmen; bütçenin harcanması, muhasebeleştirilmesi, gelir kaydedilmesi ulusal zeminde kontrol ve denetime konudur. Bu sebeple bu bütçeden yapılacak harcamaların, harcamanın mahiyetine yön veren ulusal mevzuat kurum içi uygulamalarla uyumlu bir şekilde yapılmasına dikkat etmek,
  3. Bu bütçenin proje yürütücüsü kişi mülkiyetinde olan değil, projenin yürütüldüğü kurum/kuruluş mülkiyetinde bir bütçe olduğunun bilincinde bir şekilde, proje yürürken harcanması ve paylaşılmasına yönelik sürecin tarafları (yürütücü kişi ve kuruluş) arasında bir yazılı/sözlü mutabakat aramak.

Bahsekonu raporların içeriğine ilişkin detaylara linkten erişebilirsiniz.

Ara dönem raporları (periodic reports) ve kapanış raporuna (final report) ilişkin Online Kılavuzun ilgili kısımlarından bilgi edinebilirsiniz.

Proje yürütme süreçlerine dair tüm sorularınız için Ufuk Avrupa Yasal ve Finansal Konular Ekibi'yle irtibat kurabilirsiniz.